Ist ein Übergabeprotokoll Pflicht?

Nein, es gibt keine gesetzliche Pflicht. Aber ohne Protokoll stehen Sie im Streitfall ohne Beweis da. Sowohl Mieter als auch Vermieter profitieren von einer sauberen Dokumentation — es schützt beide Seiten vor ungerechtfertigten Forderungen.

Was muss in einem Übergabeprotokoll stehen?

Datum, Namen beider Parteien, Adresse der Wohnung, Zustand jedes Raums (Wände, Böden, Fenster, Türen), alle Zählerstände (Strom, Gas, Wasser), Anzahl übergebener Schlüssel, vorhandene Mängel und Schäden mit Beschreibung, Unterschriften beider Parteien.

Wer erstellt das Übergabeprotokoll?

Üblicherweise der Vermieter oder die Hausverwaltung. Aber: Wenn der Vermieter keins mitbringt, erstellen Sie selbst eines. Es gibt kein festgelegtes Format — wichtig ist nur, dass beide Parteien es unterschreiben.

Soll ich Fotos beim Übergabeprotokoll machen?

Unbedingt. Fotografieren Sie jeden Raum, alle vorhandenen Mängel und die Zählerstände. Fotos mit Zeitstempel sind vor Gericht als Beweis verwertbar. Idealerweise in Anwesenheit des Vermieters, damit der Zustand unstrittig dokumentiert ist.

Was tun, wenn der Vermieter das Protokoll nicht unterschreiben will?

Notieren Sie den Zustand trotzdem schriftlich, machen Sie Fotos mit Zeitstempel und nehmen Sie einen Zeugen mit. In einem Streitfall haben Sie so zumindest eine einseitige Dokumentation. Im Zweifelsfall den Mieterschutzbund kontaktieren.

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Checklisten

Übergabeprotokoll Wohnung

Warum ein Übergabeprotokoll wichtig ist

Ein Übergabeprotokoll dokumentiert den Zustand einer Wohnung zum Zeitpunkt der Übergabe. Es schützt beide Seiten — Mieter und Vermieter — vor ungerechtfertigten Forderungen nach dem Auszug. Ein gesetzlich vorgeschriebenes Format gibt es nicht, doch ein sorgfältig ausgefülltes Protokoll wird von Gerichten als starkes Beweismittel anerkannt.

Tipp: Auch beim Einzug ein Protokoll erstellen

Nur wer den Zustand bei Einzug dokumentiert hat, kann bei Auszug beweisen, welche Mängel bereits vorhanden waren. Das Einzugsprotokoll ist genauso wichtig wie das Auszugsprotokoll.

Allgemeine Angaben

Datum und Uhrzeit: Genaues Datum und Uhrzeit der Übergabe festhalten.
Namen und Adressen: Vollständige Namen und Adressen beider Parteien (Mieter und Vermieter bzw. Hausverwaltung).
Anschrift der Wohnung: Vollständige Adresse der übergebenen Wohnung inkl. Stockwerk und Lage.
Grund der Übergabe: Einzug oder Auszug klar angeben.
Anwesende Zeugen: Name und Kontaktdaten aller anwesenden Zeugen notieren — im Streitfall sehr wertvoll.

Raumweise Zustandsbeschreibung

Gehen Sie jeden Raum einzeln durch und dokumentieren Sie den Zustand anhand der folgenden Punkte:

Wände und Decken: Zustand, Farbe, Risse, Flecken
Böden: Kratzer, Beschädigungen, Flecken
Fenster und Türen: Funktion, Dichtungen, Schäden
Heizkörper: Funktion, Ventile
Steckdosen und Lichtschalter: Funktion prüfen
Einbauschränke / Einbauküche: Falls vorhanden: Zustand dokumentieren
Spezielle Mängel: Mit genauen Angaben zu Ort, Art und Umfang

Zu prüfende Räume

FlurKücheBad / WCWohnzimmerSchlafzimmerKinderzimmerBalkon / TerrasseKellerDachboden

Zählerstände

Notieren Sie alle Zählerstände am Tag der Übergabe. Vergleichen Sie die Nummern auf dem Zähler mit den Angaben im Mietvertrag.

Zähler	Zählernummer	Stand
Strom	_______________	___________ kWh
Gas	_______________	___________ m³
Wasser (kalt)	_______________	___________ m³
Wasser (warm)	_______________	___________ m³
Heizung	_______________	___________

Tipp: Zählerstände fotografieren!

Machen Sie von jedem Zählerstand ein Foto mit sichtbarer Zählernummer. So haben Sie bei späteren Unstimmigkeiten mit dem Versorger oder Vermieter einen sicheren Nachweis.

Schlüsselübergabe

Wohnungsschlüssel: Anzahl der übergebenen Wohnungsschlüssel notieren.
Kellerschlüssel: Anzahl der Kellerschlüssel festhalten.
Briefkastenschlüssel: Anzahl der Briefkastenschlüssel dokumentieren.
Garagenschlüssel / Tiefgarage: Schlüssel oder Fernbedienung für Garage bzw. Tiefgarage.
Sonstige Schlüssel: Waschküche, Gemeinschaftsräume, Fahrradkeller und weitere.
Gesamtzahl und Empfangsbestätigung: Gesamtanzahl aller Schlüssel vermerken und den Empfang von beiden Parteien bestätigen lassen.

Mängel und Schäden

Einzeln beschreiben: Jeden Mangel separat dokumentieren: Wo genau? Was ist beschädigt? Wie groß ist der Schaden?
Fotos mit Zeitstempel: Fotografieren Sie jeden Mangel — idealerweise mit aktiviertem Zeitstempel in der Kamera-App.
Bestehend vs. neu: Kennzeichnen Sie klar, ob ein Mangel bereits bei Einzug vorhanden war oder neu entstanden ist.
Bei Streit: Protokoll nicht unterschreiben, wenn Sie mit der Darstellung nicht einverstanden sind. Im Zweifel den Mieterschutzbund kontaktieren.

Unterschriften

Beide Parteien unterschreiben: Mieter und Vermieter (bzw. Hausverwaltung) unterschreiben jeweils das Protokoll.
Jede Partei erhält eine Kopie: Stellen Sie sicher, dass beide Seiten ein unterschriebenes Exemplar erhalten.

Tipp: Protokoll in doppelter Ausführung mitbringen

Drucken Sie das Protokoll zweimal aus und lassen Sie beide Exemplare von allen Beteiligten unterschreiben. So hat jede Partei sofort ein rechtsgültiges Original.

Häufige Fragen zum Übergabeprotokoll

Ist ein Übergabeprotokoll Pflicht?
Was muss in einem Übergabeprotokoll stehen?
Wer erstellt das Übergabeprotokoll?
Soll ich Fotos beim Übergabeprotokoll machen?
Was tun, wenn der Vermieter das Protokoll nicht unterschreiben will?

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